Pedro quiere contratar — y su gestor le da un susto
Pedro es autónomo desde hace cuatro años. Su negocio de diseño va bien y ya no puede abarcar solo toda la carga de trabajo. Está pensando en contratar a Ana, una diseñadora junior, con un sueldo de 25.000€ brutos anuales.
Cuando llama a su gestor para hacer los trámites, la primera pregunta que le hace es: «¿Tienes presupuestados unos 32.000€ anuales?». Pedro se queda helado. ¿32.000€? Él había calculado 25.000€.
Su gestor le explica que el salario bruto es solo una parte del coste. Esta guía hace exactamente lo mismo — con todos los números sobre la mesa.
El error más común al contratar
La mayoría de autónomos y pequeñas empresas calculan mal el coste de un empleado porque solo miran el salario bruto. Es comprensible: es el número que aparece en la oferta de trabajo, en el contrato y en la mente del candidato.
Pero hay un coste que el empleado nunca ve en su nómina: las cotizaciones que paga la empresa directamente a la Seguridad Social. Estas cotizaciones no aparecen como descuento en el recibo del trabajador — van aparte, directamente del bolsillo de la empresa a la TGSS cada mes.
El resultado: el coste real de un empleado es siempre entre un 28% y un 32% mayor que su salario bruto.
Cotizaciones empresariales 2026
Estas son las cotizaciones que la empresa paga por cada trabajador con contrato indefinido en 2026:
| Concepto | Tipo empresa |
|---|---|
| Contingencias comunes | 23,60% |
| Desempleo (contrato indefinido) | 5,50% |
| Formación Profesional | 0,60% |
| FOGASA | 0,20% |
| Mecanismo Equidad Intergeneracional (MEI) | 0,58% |
| Total (contrato indefinido) | ~30,48% |
Fuente: TGSS — Tipos de cotización 2026
Todas estas cotizaciones se calculan sobre la base de cotización, que equivale básicamente al salario bruto mensual del empleado (con algunos matices menores). Las paga la empresa directamente a la Seguridad Social — el empleado no las descuenta de su nómina ni las ve en su recibo de salario.
Para que quede claro con un ejemplo sencillo: si Ana cobra 2.083€ brutos al mes, Pedro paga adicionalmente 635€ al mes a la Seguridad Social, por el solo hecho de tenerla contratada.
El caso de Pedro: coste real de contratar a Ana
Ana tiene un sueldo acordado de 25.000€ brutos anuales (2.083€/mes). Esto es lo que Pedro paga realmente:
| Concepto | Mensual | Anual |
|---|---|---|
| Salario bruto Ana | 2.083 € | 25.000 € |
| SS empresa (30,48 %) | 635 € | 7.620 € |
| Coste total Pedro | 2.718 € | 32.620 € |
Pedro pensaba que contratar a Ana le costaría 25.000€ al año. En realidad le cuesta 32.620€ — un 30% más. Ese 30% extra no lo recibe Ana: va íntegramente a financiar pensiones, prestaciones por desempleo, bajas laborales y la formación profesional del país.
Este es el número que Pedro debe tener en mente para calcular si la contratación es rentable para su negocio.
Tabla de costes para salarios habituales
¿Cuánto cuesta contratar según el salario? Aquí tienes los números para los sueldos más comunes en España, con contrato indefinido:
| Salario bruto | Coste mensual empresa | Coste anual empresa | Extra SS |
|---|---|---|---|
| SMI (1.221 €/mes) | 1.593 € | 19.116 € | +5.928 € |
| 20.000 € | 2.176 € | 26.097 € | +6.097 € |
| 25.000 € | 2.718 € | 32.620 € | +7.620 € |
| 30.000 € | 3.262 € | 39.144 € | +9.144 € |
| 40.000 € | 4.349 € | 52.191 € | +12.191 € |
| 50.000 € | 5.436 € | 65.239 € | +15.239 € |
La columna «Extra SS» muestra cuánto paga la empresa por encima del salario bruto solo en cotizaciones. A medida que sube el salario, el importe absoluto crece — aunque el porcentaje (~30%) se mantiene relativamente estable.
Para ver cuánto recibe el empleado en neto, consulta por ejemplo el desglose de 25.000€ brutos en neto.
Otros costes que no aparecen en la nómina
El coste laboral (salario + cotizaciones) es el más importante, pero no es el único. Pedro debe también contar con:
Equipamiento inicial Ordenador, pantalla, software, móvil de empresa, material de oficina. Dependiendo del puesto, entre 500 y 2.000€ de inversión inicial. No es un coste recurrente, pero hay que tenerlo en cuenta el primer año.
Espacio de trabajo Si Pedro trabaja desde casa o en un coworking pequeño, puede necesitar ampliar. Un puesto adicional en un coworking en una ciudad mediana cuesta entre 150 y 350€ al mes.
Formación obligatoria Muchos convenios colectivos exigen un número mínimo de horas de formación al año. Además, la formación en prevención de riesgos laborales es obligatoria desde el primer día.
Baja por enfermedad (los primeros 3 días) Cuando un empleado cae enfermo, la Seguridad Social solo empieza a pagar la prestación a partir del cuarto día de baja. Los tres primeros días los paga la empresa al 60% del salario regulador. No es un coste fijo, pero hay que tenerlo presente, especialmente en sectores con alta rotación.
Servicio de prevención de riesgos laborales Es obligatorio por ley tener un servicio de prevención, ya sea propio o externo (la opción más habitual para pymes). El coste de un servicio de prevención ajeno para una empresa pequeña ronda los 200-400€ al año.
Gestoría o asesoría laboral Gestionar nóminas, contratos, altas y bajas en la Seguridad Social, IRPF y finiquitos requiere conocimientos especializados. Para Pedro, subcontratar esto a una gestoría puede costar entre 50 y 150€ al mes. Si no lo hace, asume el riesgo de errores con consecuencias legales y económicas.
Indefinido vs temporal: diferencia de coste
Desde la reforma laboral de 2022, los contratos temporales están muy limitados — solo se pueden usar para causas muy concretas y documentadas (sustitución, contrato de formación, circunstancias de la producción concretas y acotadas en el tiempo).
Dicho esto, el contrato temporal sale más caro en cotizaciones de desempleo:
| Tipo de contrato | SS desempleo empresa | Diferencia anual (25.000 €) |
|---|---|---|
| Indefinido | 5,50 % | — |
| Temporal | 6,70 % | +300 €/año |
Para el salario de Ana (25.000€), el contrato temporal costaría a Pedro unos 300€ más al año que el indefinido — y encima con las restricciones legales de la reforma. En la práctica, Pedro no tiene ningún incentivo para hacer un contrato temporal.
¿Cuándo sale rentable contratar?
Esta es la pregunta que Pedro debe hacerse antes de tomar la decisión. La respuesta no es solo numérica — tiene que ver con el valor que Ana va a aportar al negocio.
La regla básica: Si Ana va a generar (directa o indirectamente) más de 32.620€ en valor para el negocio, contratar es rentable. Pero «valor» no significa solo ventas directas — incluye proyectos que Pedro ahora rechaza por falta de tiempo, calidad de entrega mejorada, atención al cliente que se descuida, o simplemente que Pedro pueda centrarse en lo que mejor sabe hacer.
El valor del tiempo liberado: Si Pedro cobra 60€/hora en proyectos y Ana le libera 15 horas semanales, eso son 900€ semanales de capacidad adicional. En un año (50 semanas), 45.000€. Con un coste de 32.620€, la contratación genera un margen positivo de más de 12.000€ anuales.
La fórmula práctica:
Ingreso adicional esperado ≥ Coste total × 1,25
Es decir, el negocio debería generar al menos un 25-30% más de lo que cuesta el empleado, para cubrir incertidumbres, periodos de menor actividad y el tiempo de incorporación inicial.
Ayudas y bonificaciones para contratar en 2026
Pedro no tiene que asumir siempre el 30,48% de cotizaciones íntegro. Existen bonificaciones en las cuotas a la Seguridad Social para ciertos perfiles y situaciones:
Jóvenes menores de 30 años Bonificaciones en las cuotas empresariales para contratar a personas menores de 30 años en situación de desempleo, especialmente en contratos indefinidos a tiempo completo.
Parados de larga duración Incentivos para contratar a personas que llevan más de 12 meses inscritas en el SEPE como demandantes de empleo.
Primer empleo juvenil Bonificaciones específicas para jóvenes que acceden a su primer trabajo, con reducciones en las cuotas durante el primer año.
Contrato de formación y aprendizaje Para personas menores de 30 años sin cualificación profesional correspondiente al puesto. Las cuotas a la Seguridad Social son significativamente más bajas que en un contrato ordinario — lo que puede reducir el coste real de Pedro de forma notable si el perfil de Ana encaja.
Las condiciones exactas (porcentaje de bonificación, duración, requisitos) varían según la comunidad autónoma y se actualizan con los Presupuestos Generales del Estado. Conviene consultarlo con la gestoría antes de formalizar el contrato.
Conclusión: Pedro contrata con los ojos abiertos
Después de hacer los cálculos con su gestor, Pedro sabe que Ana le costará 32.620€ al año, no 25.000€. También sabe que Ana es menor de 28 años y que puede acceder a una bonificación que reduciría las cotizaciones durante el primer año.
Con esos números sobre la mesa, Pedro hace el cálculo de los proyectos que puede asumir con Ana en el equipo y decide que la contratación tiene sentido. La clave no era el susto inicial — era entender exactamente qué estaba pagando y por qué.
¿Quieres saber exactamente cuánto le costará tu empleado a tu empresa? Nuestra calculadora de nómina incluye el coste total empresa para cualquier salario — introduce el bruto y verás al instante lo que pagas tú como empresa y lo que recibe el trabajador en neto.
También puedes consultar el salario mínimo interprofesional 2026 en neto para entender el punto de partida de cualquier contratación.
Fuentes: TGSS — Cotizaciones 2026, SEPE — Bonificaciones contratación, BOE — Reforma laboral 2022